Privacy

Trendz hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. We doen dit in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

• Trendz B.V.
• Livingstoneweg 10A, 4462 GL Goes
• KvK: 22037646 — BTW: NL803715407B01
• E-mail: info@trendz.nl — Telefoon: 0113-74 40 08

2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Voor de gegevens die we voor onze eigen website, offertes en klantrelaties verwerken, is Trendz verwerkingsverantwoordelijke. We bepalen dan zelf waarvoor en hoe die gegevens worden gebruikt.

Bij de online Kadoshop kan Trendz persoonsgegevens van medewerkers (zoals naam en afhaallocatie) verwerken in opdracht van de opdrachtgever. In dat geval treedt Trendz op als verwerker en is de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke. Voor die verwerking sluiten wij met de opdrachtgever een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer de doeleinden, beveiliging en bewaartermijnen zijn vastgelegd.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met ons verwerken we onder meer:

• Contact- en bedrijfsgegevens: naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht of aanvraag.
• Ordergegevens: bestelde producten, aantallen, leveradres(sen), factuurgegevens en communicatie rond de opdracht.
• Kadoshop-deelnemergegevens: indien van toepassing naam en (afhaal)locatie van medewerkers die via de online Kadoshop een keuze maken. Deze verwerken we namens de opdrachtgever (zie punt 2).
• Nieuwsbriefgegevens: je e-mailadres, als je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief.
• Websitegegevens: technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en surfgedrag via cookies (zie punt 8).

4. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

• Het opstellen van offertes en het uitvoeren van de overeenkomst.
• Het leveren van producten en het verzorgen van uitgifte op locatie.
• Communicatie over je aanvraag, order of afspraak.
• Facturatie en administratie.
• Het versturen van onze nieuwsbrief, als je je daarvoor hebt aangemeld.
• Het verbeteren en beveiligen van onze website en dienstverlening.

5. Grondslagen

We verwerken je gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaarplicht), ons gerechtvaardigd belang (zoals een goede bedrijfsvoering en beveiliging) en, waar vereist, je toestemming (zoals voor de nieuwsbrief en voor analytische en marketingcookies).

6. Systemen en dienstverleners

We schakelen dienstverleners in die namens ons persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. We delen je gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. We verkopen je gegevens nooit aan derden. De belangrijkste partijen zijn:

• Shopify: ons websiteplatform en webshop, inclusief hosting en de afhandeling van bestellingen en betalingen.
• Bezorgdiensten: voor de aflevering van bestellingen, waaronder PostNL, DHL en DPD, en soms andere (kleinere) bezorgpartijen. Voor uitgifte op locatie verzorgt Trendz de levering deels zelf.
• Exact: onze boekhoud- en administratiesoftware voor facturatie.
• Google Analytics: voor websitestatistieken (alleen na je toestemming en met privacyvriendelijke instellingen).
• Onze nieuwsbriefdienst: voor het versturen van nieuwsbrieven aan aangemelde ontvangers.
• Leveranciers zoals Rituals, voor zover nodig voor de uitvoering van de opdracht.

7. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk. Per categorie hanteren we de volgende termijnen:

• Facturen en administratie: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Contact- en offertegegevens: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit.
• Klant- en ordergegevens: gedurende de looptijd van de klantrelatie en daarna zolang de wettelijke bewaarplicht dat vereist.
• Kadoshop-deelnemergegevens: alleen gedurende de betreffende actie; deze worden na afronding van de uitgifte verwijderd, uiterlijk binnen 12 maanden na het aanmaken van de inlogcodes, tenzij met de opdrachtgever anders is afgesproken.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt.
• Websitegegevens (cookies): conform de bewaartermijnen van de betreffende cookie of dienst.

8. Cookies

Onze website draait op Shopify en gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site en de winkelwagen te laten werken; deze plaatsen we altijd. Analytische cookies (Google Analytics) en eventuele marketingcookies plaatsen we alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiemelding. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de cookiemelding en cookies verwijderen via je browserinstellingen.

9. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Ook kun je een gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@trendz.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn. Gaat je verzoek over gegevens die we bij de Kadoshop namens je werkgever verwerken, dan verwijzen we je naar je werkgever als verantwoordelijke. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, waaronder een beveiligde (SSL-)verbinding en afspraken met onze dienstverleners.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.